Audit 2020 des sociétés Aucoffre et Véracash : Rapport N°2
Nous utiliserons les acronymes AC pour auCoffre, VC pour Véracash et PFG pour Port Franc de Genève.
TABLE DES MATIERES
- Engagement de non recours
- Préambule
- Analyse des références-produits données par les membres et stockées en Suisse
- Domaines de connaissance d’AC/VC
- Diverses questions réponses
- Annexes :
- ANNEXE 1 : LISTE FINALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES
- ANNEXE 1-BIS : LISTE INITIALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES
- ANNEXE 2-1: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page ½
- ANNEXE 2-2: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page 2/2
Engagement de non recours
Ce document est établi à l’usage et à destination exclusive des Membres de l’AMUAC. Il est informatif et n’est aucunement exhaustif. Il ne peut pas être considéré comme un engagement contractuel de l’AMUAC et/ou de ses représentants envers ses membres ou tout autre tiers.
Il constitue une communication informelle de la part d’une équipe de membres exclusivement bénévoles, dont le travail a été effectué avec des moyens d’investigation limités et contraints.
La poursuite de la lecture de ce document implique l’acceptation sans restriction du présent chapitre.
Préambule
Ce document rend compte de la participation des Représentants de l’AMUAC à la deuxième journée de l’audit AC/VC annuel réalisé par la Société ALS les 20, 21,22 janvier 2020 aux Ports Francs et Entrepôts de Genève.
Présents le mardi 21 Janvier 2020: L’AMUAC représentée par deux personnes, AC/VC représentées par (JFF + NF + Ing. Systèmes & Réseaux + 1 pers) + 2 Représentants Auditeurs de la Société ALS
Entrée dans les coffres Hors Douane vers 8:30. Les Auditeurs de la Société ALS opérant dans ces coffres Hors Douane toute cette journée, les coffres Sous Douane n’ont pas été visités par les Représentants de l’AMUAC ce 21 janvier 2020.
Le document qui suit fait le point sur les 3 objectifs que s’étaient donnés les représentants de l’AMUAC pour cette visite :
– vérifier par sondage la présence physique de produits référencés
– mieux connaître AC/VC
– se faire l’écho de questions diverses posées par les membres de l’AMUAC
Analyse des références-produits données par les membres et stockées en Suisse (hors douane)
Objectif n°1 : Sur la base de références de produit(s), préalablement fournies par les membres aux Représentants de l’AMUAC pour vérification sur site, l’objectif n°1 est de s’assurer principalement de la présence physique de ces produits dans les coffres et dans un emballage scellé, de leur conformité par rapport à leur désignation, et de désigner le pseudo public du propriétaire.
L’AMUAC a proposé à AC d’apporter une réponse individuelle dans le cadre de la liste audit AMUAC des références produits des adhérents (comme l’année dernière), en allant jusqu’au contrôle visuel des produits physiques.
Au cours d’une première étape, une liste INITIALE des « références produits » des adhérents a été constituée à partir de leurs demandes, et en faisant une première sélection pour adapter le nombre de contrôles à la durée limitée pouvant leur être consacrée par les interlocuteurs d’AC.
Cette liste est présentée en ANNEXE 1-BIS : LISTE INITIALE PAPIER DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES.
Cette liste comporte des produits de nature variée, et qui sont stockées dans trois sites différents, à savoir : Genève PFG zone Hors Douane, PFG zone Sous Douane, Bordeaux.
Le 21 janvier, lors de l’arrivée sur le site de « Genève PFG zone Hors Douane », où était fixé le rendez-vous pour rejoindre l’équipe ALS chargée d’opérer l’audit annuel des coffres de AC, AC nous a informés qu’il n’était pas possible de montrer aux représentants AMUAC, les types de produits stockés à « Genève PFG zone Sous Douane » (concerne principalement les produits en argent type Vera-silver par ex), et encore moins des produits stockés en coffre France.
Le nombre des contrôles produits effectivement réalisés tel que présenté en ANNEXE 1 : LISTE FINALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES s’établit à 20, sans anomalie détectée.
AC a été invitée à remplir les autres colonnes du tableau dont : pseudo / Référence Produit / date d’acquisition / Coffre/Album / Désignation Produit/Coffre.
Le Représentant de l’AMUAC complète les colonnes Vérification présence Physique /Vérif QR code.
La prise de photo du « QR code » renvoie sur le site « VERAVALOR » qui affiche :
- pour les VeraValors une once, la photo du produit et toutes ses caractéristiques individuelles,
- pour les demis VeraValors, comme pour les VeraSilvers, une photo type de ce produit donc non individuelle.
AC a exprimé son souhait que la liste des références de produits membres soit, dans l’avenir, établie en deux parties : une sous liste « HORS DOUANE » et une sous liste « SOUS DOUANE » pour optimiser le temps de recherche et contrôles physiques des produits. Ces derniers ne devant surtout pas être des produits que l’on sait par nature difficiles à montrer (argent métal, fractions). Le modèle pour auditer ces produits reste à inventer.
A ce stade, il faut s’appuyer sur les annexes 1 et 1 bis pour répondre individuellement aux demandes effectuées par les membres AC, préalablement à la visite AMUAC du 20 au 22/01/2020.
L’exposé du déroulement détaillé ci-dessus a été réalisé avec l’objectif d’améliorer l’organisation des préparatifs et la communication avec AC afin d’optimiser le respect des objectifs de chacun, lors des prochains visites organisées pendant les audits ALS annuels
Il faut noter également que les packs commercialisés par AC n’ont pas fait l’objet de contrôle par l’AMUAC. IL en est de même en ce qui concerne les sous-produits, pour lesquels un processus de contrôle par l’AMUAC reste à concevoir avec AC.
Domaines de connaissance d’AC/VC
Objectif n°2 : améliorer le niveau de connaissance des processus et référentiels, outils et infrastructures mis en œuvre par AC/VC pour assurer dans la durée, ses engagements de qualité de services vis-à-vis des membres. L’objectif final consistant à apporter toute information pouvant conforter les membres d’AC/VC légitimement préoccupés de la qualité de conservation et de la sécurité de leur patrimoine dans le temps.
Pour en savoir plus, adhérez à l’AMUAC
