Rapport de visite n°2 du 21 janvier 2020

Audit 2020 des sociétés Aucoffre et Véracash : Rapport N°2

Nous utiliserons les acronymes AC pour auCoffre, VC pour Véracash et PFG pour Port Franc de Genève.

TABLE DES MATIERES

• Engagement de non recours
• Préambule
• Analyse des références-produits données par les membres et stockées en Suisse
• Domaines de connaissance d’AC/VC
• Diverses questions réponses
• Annexes :
  • ANNEXE 1 : LISTE FINALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES
  • ANNEXE 1-BIS : LISTE INITIALE PAPIER DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES
  • ANNEXE 2-1: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page ½
  • ANNEXE 2-2: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page 2/2

Engagement de non recours

Ce document est établi à l’usage et à destination exclusive des Membres de l’AMUAC. Il est informatif et n’est aucunement exhaustif. Il ne peut pas être considéré comme un engagement contractuel de l’AMUAC et/ou de ses représentants envers ses membres ou tout autre tiers.
Il constitue une communication informelle de la part d’une équipe de membres exclusivement bénévoles, dont le travail a été effectué avec des moyens d’investigation limités et contraints.
La poursuite de la lecture de ce document implique l’acceptation sans restriction du présent chapitre.

Préambule

Entrée dans les coffres Hors Douane vers 8:30. Les Auditeurs de la Société ALS opérant dans ces coffres Hors Douane toute cette journée, les coffres Sous Douane n’ont pas été visités par les Représentants de l’AMUAC ce 21 janvier 2020.

Le document qui suit fait le point sur les 3 objectifs que s’étaient donnés les représentants de l’AMUAC pour cette visite :
– vérifier par sondage la présence physique de produits référencés
– mieux connaître AC/VC
– se faire l’écho de questions diverses posées par les membres de l’AMUAC

Analyse des références-produits données par les membres et stockées en Suisse (hors douane)

Objectif n°1 : Sur la base de références de produit(s), préalablement fournies par les membres aux Représentants de l’AMUAC pour vérification sur site, l’objectif n°1 est de s’assurer principalement de la présence physique de ces produits dans les coffres et dans un emballage scellé, de leur conformité par rapport à leur désignation, et de désigner le pseudo public du propriétaire.

L’AMUAC a proposé à AC d’apporter une réponse individuelle dans le cadre de la liste audit AMUAC des références produits des adhérents (comme l’année dernière), en allant jusqu’au contrôle visuel des produits physiques.

Au cours d’une première étape, une liste INITIALE des « références produits » des adhérents a été constituée à partir de leurs demandes, et en faisant une première sélection pour adapter le nombre de contrôles à la durée limitée pouvant leur être consacrée par les interlocuteurs d’AC.  

Cette liste est présentée en  ANNEXE 1-BIS : LISTE INITIALE PAPIER DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES.

Cette liste comporte des produits de nature variée, et qui sont stockées dans trois sites différents, à savoir : Genève PFG zone Hors Douane, PFG zone Sous Douane, Bordeaux.

Le 21 janvier, lors de l’arrivée sur le site de « Genève PFG zone Hors Douane », où était fixé le rendez-vous pour rejoindre l’équipe ALS chargée d’opérer l’audit annuel des coffres de AC, AC nous a informés qu’il n’était pas possible de montrer aux représentants AMUAC, les types de produits stockés à « Genève PFG zone Sous Douane » (concerne principalement les produits en argent type Vera-silver par ex), et encore moins des produits stockés en coffre France.

Le nombre des contrôles produits effectivement réalisés tel que présenté en ANNEXE 1 : LISTE FINALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES s’établit à 20, sans anomalie détectée.

La prise de photo du « QR code » renvoie sur le site « VERAVALOR » qui affiche :

• pour les VeraValors une once, la photo du produit et toutes ses caractéristiques individuelles,
• pour les demis VeraValors, comme pour les VeraSilvers, une  photo type de ce produit donc non individuelle.

AC a exprimé son souhait que la liste des références de produits membres soit, dans l’avenir, établie en deux parties : une sous liste « HORS DOUANE » et une sous liste « SOUS DOUANE » pour optimiser le temps de recherche et contrôles physiques des produits. Ces derniers ne devant surtout pas être des produits que l’on sait par nature difficiles à montrer (argent métal, fractions). Le modèle pour auditer ces produits reste à inventer.

A ce stade, il faut s’appuyer sur les annexes 1 et 1 bis pour répondre individuellement aux demandes effectuées par les membres AC, préalablement à la visite AMUAC du 20 au 22/01/2020.

Domaines de connaissance d’AC/VC

Objectif n°2 : améliorer le niveau de connaissance des processus et référentiels, outils et infrastructures mis en œuvre par AC/VC pour assurer dans la durée, ses engagements de qualité de services vis-à-vis des membres. L’objectif final consistant à apporter toute information pouvant conforter les membres d’AC/VC légitimement préoccupés de la qualité de conservation et de la sécurité de leur patrimoine dans le temps.

a. Informations préliminaires sur AC et VC :

AC compte actuellement 24 collaborateurs (moyenne d’âge 40 ans) et VC 10 collaborateurs (moyenne d’âge 25 ans).

Elles intègrent principalement

• des fonctions (internalisées) d’exploitation, de développement & maintenance informatique des applications propriétaires des systèmes & réseaux,
• des fonctions d’achat et de logistique,
• des fonctions transverses (réparties) de supervision et de sécurité des systèmes & réseaux informatiques et de surveillance des infrastructures de stockage.

b. Outils et infrastructures :

1. Lieux et Audit pratiqué par ALS

L’Audit par ALS consiste à contrôler à 100% les albums,

• qui ont été ouverts depuis le précédent contrôle, et à poser le scellé portant un numéro incrusté qui est le même pour tous les scellés posés l’année de l’Audit ALS,
• qui ont été livrés au cours des 12 mois qui ont succédé au précèdent audit ALS,
• qui ont été ouverts suite au retrait de produits effectués par les membres.

2. L’application de gestion d’AC

JFF présente un écran IHM (Interface Homme Machine) de gestion globale de l’application AC, qui affiche en particulier les paramètres de pilotage tels que,

• la valorisation totale et le poids total (grammes et milli carats) de tous les  produits, en gestion par AC, à la date de consultation,
• l’accès aux comptes des membres avec possibilité d’accès aux informations du compte (inventaire produits, données personnelles,…)
• l’accès au compte VERACB dans l’application AC, qui permet d’accéder aux données de gestion du compte VC présentée par l’application AC, et en particulier le poids global (« P-veracb ») des produits achetés par AC pour le compte de VC, et la valorisation (« V-veracb ») de ces actifs. Il s’agit des produits dus aux clients par VC en termes d’or, d’argent et de diamant. VC est par conséquent considéré comme un client de l’application AC.

Cette IHM est celle utilisée par les membres de l’équipe d’exploitation d’AC, en particulier les chargés de clientèle. Des droits d’accès personnalisés sont attribués à chacun.

3. L’application de gestion de VC

JFF présente un écran IHM de gestion globale de l’application VC, qui affiche en particulier les paramètres de pilotage tels que

• la valorisation totale (VC1) et poids total (p1) des valeurs (affichés sur l’appli VC) dues aux Clients VC,
• la valorisation totale (VC2) et poids total (p2) des produits commandés par VC et non encore livrés à AC.

La balance journalière se définissant comme la différence : (VC1+ VC2) – « V-veracb » et devant être maintenue positive en permanence.

JFF précise qu’une équipe de VC est chargée de réaliser chaque matin (sous contrôle des managers, dédiés à la comptabilité), les achats de produits nécessaires pour équilibrer la balance journalière, afin d’assurer en permanence la couverture des valeurs dues aux Clients VC. Ensuite il y a ajustement dans la journée et le soir on opère un contrôle de la balance. Si on trouve des erreurs elles sont fixées le même jour

Les matières approvisionnées par VC comprennent des Veravalor, des Krugerrand, de l’argent des diamants et aussi des lingots (afin de préserver la cohérence fiscale avec la règle de non-paiement de la TVA). C’est AC qui définit la répartition des produits à commander.

c. Les processus et référentiels

1. Approvisionnements et fournisseurs d’AC, contrôles qualité matières, et qualité du conditionnement:

• Les produits conçus par AC

Dans un deuxième temps intervient la frappe des pièces, ailleurs que chez le fondeur, qui reçoivent un numéro unique (liste de numéros) communiqué par AC, et leur conditionnement (album scellé) et la photo avant conditionnement sont réalisés par un agent d’AC dans les locaux de l’usine de frappe, produisant des fichiers de photos en complément des pièces conditionnées dans les albums scellés.

Les contrôles d’AC (nombre de pièces et numéro de pièces) à la réception aux coffres d’AC sont exhaustifs : nombre de pièces, et numéros de pièces. Tout est contrôlé, intégralement.

ALS comptabilisera les pièces de ces albums, lors de l’opération annuelle du mois de janvier de l’année suivante.

• Les pièces or classiques

Il s’agit en particulier des pièces type Napoléon, Krugerrand, Francs Suisse, et autres.

2. Conformité charte de numérotation et étiquetage

La numérotation des produits est définie par AC depuis l’origine en s’appuyant sur une charte de numérotation conçue pour faciliter le stockage, le repérage et accélérer les recherches multicritères au sein d’une population qui se chiffre en plusieurs centaines de milliers de produits.

Quelques écarts de conformité entre la charte et certains numéros de produits ont été relevés, et répertoriés dans le document joint en annexe 2 : Schéma  » Conformité Charte »

Réponse :

AC n’a pas de remarque immédiate particulière et invite l’AMUAC à transmettre cette annexe par mail séparé adressé à JFF. Fait par mail le 11/02/2020 21:01

Les matériaux et marquages de numérotation, les scellés et le conditionnement en album (petit/grand)/coffret observés sur les échantillons vus au cours de l’audit ne montrent pas de phénomène de dégradation apparent.

Un seul cas observé de dégradation possible pourrait être celui d’un album n°3215 coffre 8 datant de près de 10 ans, dont quelques pièces se sont échappées de leur page par suite de leur poids, lors de l’ouverture de l’album. La correction est apportée tout de suite. Et si nécessaire, l’album est changé.

3. Traçabilité du processus de gestion des approvisionnements de produits/mises au coffre (hors et sous douane)/1ere vente, cessions postérieures et transferts de propriété/ sorties de coffre

L’écran d’AC brièvement présenté par JFF montre que l’Application contient des traces pour reconstituer l’historique des événements pour chaque produit. Il n’a pas été possible d’en analyser le détail faute de disponibilité suffisante. Un examen plus approfondi serait à envisager la prochaine fois.

JFF précise que l’Application de gestion d’AC interdit qu’un numéro soit affecté à deux produits différents.

Diverses questions réponses

Objectif n°3 : compte-rendu des questions et réponses

a. Propositions d’améliorations IHM de l’application Aucoffre

Question 1 :

L’Interface Homme Machine présentée aux membres par l’application pourrait-elle être améliorée afin de permettre aux membres d’avoir une vision de la fourchette de prix de vente et du volume de l’offre  en cours concernant un type de produit (par ex : Verasilver une once »), sans devoir balayer l’ensemble de pages qui peuvent dépasser la dizaine ?
Cette manipulation chronophage alourdit sensiblement la tâche d’un membre qui veut définir un prix de vente de ses produits, en vue de placer un ordre de vente.

Des solutions de filtrages paramétrables par le membre par type de produit, par type d’attribut, et par tranche de prix pourraient elle être mise en place sur le Portefeuille et sur les produits LSP en vente ?

Question 2 :

Des ordres d’achat ou de vente pourraient-ils être assortis d’une condition (seuil Limite, au marché,…) et d’une durée de validité (Day/GTC/…) ?

Question 3 :

Postérieurement à la sélection des produits à acheter/vendre, le processus de création d’un ordre d’achat ou de vente ne comporte pas d’étape de récapitulation avant validation du « Panier »,  préalablement à la confirmation de l’ordre d’achat/vente. Aujourd’hui la confirmation de l’ordre se fait après la confirmation du dernier produit de la liste, sans récapitulation visuelle des précédents produits sélectionnés.

Réponses :

AC a manifesté son intérêt à recevoir de telles demandes et invite l’AMUAC à lui transmettre ses demandes d’amélioration formulées à l’aide copies d’écran.

b. Questions sur des requêtes de contrôle sur la base de données AC

• Question « non-conformité référence produit et produit physique » :

S’est-il produit dans le passé, le cas d’une non-conformité entre le produit référencé et décrit dans l’application AC, d’une part, et le produit physique correspondant et se trouvant dans le coffre, d’autre part ?

Réponse :

AC a observé le cas lors d’une vente qu’un produit référencé X (pièce Panda) a été vendu par le système, alors cette référence X correspondait à « un 20 Francs Suisse » dans le stock physique. Cette situation détectée à temps jouait en défaveur d’AC. AC fixe évidemment toujours ce type d’erreur à leurs frais.

• Question : S’est-il produit dans le passé, le cas d’une non-conformité de référence produit incomplète ?

Réponse :

AC a observé une fois le cas d’une « absence de photo » signalée par le membre propriétaire

• Question « un produit et plus de un propriétaire »:

Un contrôle a-t-il été effectué pour rechercher dans la Base de données des produits d’AC et de leur historique, le/les cas d’un produit possédé (actuellement ou dans le passé) simultanément par 2 propriétaires ou plus ?

Réponse :

AC envisage de vérifier sa faisabilité et d’informer l’AMUAC sur sa décision de donner suite pour procéder à ce contrôle sur l’ensemble des produits référencés.

• Question : Les technologies de Machine Learning peuvent-elles contribuer à améliorer les performances d’AC ?

Réponse :

AC envisage leur utilisation afin d’améliorer sa protection contre les tentatives de blanchiment.

Annexes :

ANNEXE 1 : LISTE FINALE DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES

ANNEXE 1-BIS : LISTE INITIALE PAPIER DES CONTRÔLES PRODUITS MEMBRES

ANNEXE 2-1: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page 1/2

ANNEXE 2-2: CONFORMITE CHARTE DE NUMEROTATION page 2/2