Bonjour,
Dans le cadre de notre activité de contrôles sur la garde en coffre de nos avoirs, l’AMUAC a récemment adressé un questionnaire sur les audits à Aucoffre.com portant sur plusieurs thèmes.
Nous vous transmettons les réponses que le service Logistique de la société nous a adressées.
Rapport d’inspection Audit 2017
1 – Il est fait référence à la transmission d’une liste pour mener à bien l’inspection /audit. Quand cette liste est-elle arrêtée, qui la valide?
AuCoffre.com : Par principe, l’audit pouvant être transmis à chacun de nos membres, il doit être exhaustif.
La liste prend en compte tous les produits existants, gardés en coffres à un instant T.
Dans notre interface informatique, chaque produit est rentré dans notre système et répertorié dans un album, un coffre, un lieu…
Cette liste est donc préparée par la responsable de la logistique, arrêtée deux jours avant les audits, transmise aux auditeurs, de façon à ce qu’ils puissent en prendre connaissance et la figer, de façon à ce que de notre côté nous ne pouvons plus faire.
Les achats/ventes ne s’arrêtent pas pour autant durant les audits, ce qui veut dire que les produits nouvellement entrés et vendus ne seront contrôlés que l’année suivante.
2 – Pouvez vous nous communiquer la procédure des audits validés par les commissaires aux comptes ?
AuCoffre.com : Un des commissaires aux comptes nous a suivi lors des audits de 2015, en France, Suisse et Bruxelles, et validé la procédure. Le rapport des audits leurs sont communiqués chaque année.
3 – Dans l’extrait contrôle des coffres N°5 ID 3171, un pseudonyme a été rayé ,que signifie cette rayure ?
AuCoffre.com : La rayure d’un pseudo signifie que le produit est sorti du système, c’est à dire que la pièce numéro 027 du membre MASUMU lui a été envoyée, et ne doit donc plus être répertorié comme étant en garde dans cet album.
Lors d’un envoi de pièce, une sortie informatique de cette pièce est effectuée, et se traduit sur notre interface par cette rayure.
Si nous voulons avoir des informations sur cette pièce, sur notre interface BO / Pièce/ Liste nous rentrons son numéro et aurons les informations de son historique, ici typiquement la pièce 029 est sortie de notre système le 13/04/2012 à 09h15 elle a été envoyée au membre MUSUMU, donc détenue physiquement par le membre.
4 – Peut-on avoir accès aux annexes 2017 ?
AuCoffre.com : Par soucis de confidentialité, les annexes ne sont fournies qu’aux membres d’AuCOFFRE le demandant à leur conseiller.
Ne leur sont transmis que les données qui les concernent, en plus du rapport final. Si le membre demandeur détient 10 produits en Suisse, dans le coffre 5, album 3171, nous allons lui montrer que cet album a bien été contrôlé, scellé et validé par l’auditeur.
Nous pourrons vous montrer la version papier du rapport final.
5 – Pour tous les rapport ALS, quand sont levées les réserves, y a-t-il une formalisation de levées de ces réserves chaque année ?
AuCoffre.com : Chaque année, nous rencontrons bien sûr des problèmes lors de l’audit, vu le nombre de produits gardés….
Cette année par exemple nous avons 548.333 produits répertoriés dans notre base de données.
Si par exemple une pièce est manquante physiquement dans un album (incohérence entre le BO/interface informatique qui va montrer par exemple 59 produits alors que nous n’en voyons que 58 physiquement), nous sommes dans l’obligation de répondre à cette problématique, en apportant les preuves de nos réponses.
Le produit à peut-être été envoyé au membre mais non sorti du système comme je l’expliquais précédemment…
Tout est justifié, sinon ALS ne valide pas son rapport.
Rapport commissaire aux comptes 2017
1 – Est-il fait référence dans le rapport des commissaires au comptes des audits/inspections de l’année 2017 ?
AuCoffre.com : Chaque année, le rapport d’audit validé par la sociéte ALS est transmis aux commissaires aux comptes.
Si le rapport d’audit mentionnait une quelconque problématique, une réserve serait émise par le commissariat aux comptes.
2 – Peut on avoir communication de ce rapport des commissaires aux comptes?
AuCoffre.com : Pas de communication spécifique dans le bilan, mais comme je vous le disais précédemment si quelconque problème, une réserve est aussitôt émise. L’audit garantit l’intégrité des produits gardés pour les membres, la société ALS ne le valide qu’a condition que cette intégrité ait pu être contrôlée.
Transactions
1 – A l’heure actuelle comment est fait le suivi de cession des produits ?
AuCoffre.com : Chaque produit est répertorié dans notre base de données, quelque soit la transaction effectuée sur ce produit, revente, achat, don… sera visible dans son historique.
La pièce est trackée informatiquement à chacun de ses mouvements.
2 – Peut on avoir l’historique de n’importe quel produit ?
AuCoffre.com : Oui, à tout instant par différents biais en fonction de notre recherche, via l’interface du membre ( achat, vente…), via nos outils informatiques avec le numéro de la pièce…
Nous espérons que ces échanges peuvent vous apporter une meilleure compréhension des procédures des audits annuels des coffres de la société AuCoffre.com.
